5S

Deze Toyota methodiek geeft een logisch stappenplan om een functioneel, schone en verzorgde werkplek te krijgen en te houden. 5S staat voor 5 stappen waarvan het kernwoord met een S begint. En dat is zowel in het Japans als in het Nederlands gelukt! Eerst volgen de stappen in vogelvlucht. Daarna iets uitgebreider om een idee te krijgen waar deze methodiek over gaat.

  1. Seiri Sorteer op nodig en overbodig en verwijder overbodig (schiften)
  2. Seiton Structureer plaats en aantal (schikken)
  3. Seiso Schoonmaken en onderhouden (schrobben)
  4. Seiketsu Systematiseren. Standaardiseer, maak afspraken en visualiseer
  5. Shitsuke Stabiliseer de toekomst (standaardiseer alle voorgaande stappen)

S1 SEIRI

Orde op zaken stellen. Kijk rond op je werkplek. Pak alles een keer vast en verzamel alles wat mogelijk overbodig is (kenmerk: de laatste zes maanden niet gebruikt, kapot, oud model, materialen van ooit en toen, planloze spullen enz. enz.) op een bepaalde plek.

In stappen

  • Bepaal het 5S werkgebied en het team dat hiermee aan de slag gaat.
  • Ga het werkgebied rond en plak “MOGELIJK OVERBODIG”-stickers op overbodige materialen en mogelijk overbodige materialen.
  • Wijs één of meerdere quarantaine gebieden aan waar als het overbodige of mogelijk overbodige materiaal kan worden verzameld. (Met lint wordt het gebied afgezet.)
  • Alle teamlieden gaan door het werkgebied, pakken alles vast, bekijken alles en vragen zich af waar het voor wordt gebruikt.
  • Besluit van alles of het overbodig, onduidelijk waarvoor het wordt gebruikt, te veel is of niet.
  • Verzamel al het mogelijk overbodige in het quarantaine gebied dat afgezet is door lint.
  • Wijs een  veilingmeester aan (roulerend).
  • De veilingmeester pakt alles in het quarantaine gebied vast en stelt de veilingvragen.
  • Het team beslist over de bestemming van het materiaal en voert deze naar de juiste bestemming.
  • Alle materialen waarover niet is beslist, blijven in quarantaine. Met behulp van een sticker of label met datum wordt na een afgesproken tijd alsnog een beslissing genomen.

Tips voor het gebruik van ‘mogelijk-overbodig’ stickers

  • Kijk ook naar in kasten en ander opslagzaken.
  • Kijk naar dingen, pak ze vast, bekijk ze nog eens en besluit of het mogelijk overbodig is.
  • Stickers worden alleen op materialen en machines geplakt (dus niet op mensen).
  • Iedereen plakt bijvoorbeeld minimaal 3 stickers.

S2 SEITON

Van rotzooischuur naar overzichtelijk magazijn/supermarkt. Hier gaat het om structureren. Denk goed na over de juiste plaats en het juiste aantal van alles op de werkplek. Structuur maakt het voor iedereen gemakkelijk om samen te werken. Op basis van de gebruiksfrequentie wordt van alles bepaald hoeveel er nodig is en waar de beste plaats is (ver of dichtbij).

In stappen

  • Bepaal alle benodigde materialen, hulpmiddelen, bestanden, etc.
  • Bepaal van alles waarbij of voor welk doel het wordt gebruikt.
  • Bepaal van alles hoe vaak het nodig is of wordt gebruikt (erg nodig, vaak gebruikt tot bijna nooit nodig of gebruikt).
  • Bepaal van alles hoeveel nodig is voor de procesvoorgang.
  • Bepaal van alles op welke plaats het hoort (vaak gebruikt = dichtbij, weinig gebruikt = ver weg).
  • Bepaal van alles hoe het moet worden opgeslagen.
  • Probeer de nieuwe situatie uit (eventueel met zelf gefabriceerde dummy’s).
  • Maak de nieuwe situatie definitief.

Tips ten aanzien van aantal en opslagwijze:

  • Te veel ligt al snel in de weg, maakt het stellen van prioriteiten noodzakelijk en vergroot de doorlooptijd. Dit levert verspilling op.
  • Te weinig zorgt voor stilvallen, leegloop en lage werksnelheid.
  • Goede opslag maakt dat je alles gemakkelijk kunt vinden en pakken en dat het beschadigd.

S3 SEISO

Schoonmaken en onderhouden is meer dan poetsen en stofzuigen. Net als S1 en S2 gaat het niet alleen om de fysieke omgeving maar ook om de digitale omgeving (directories, schijven, adreslijsten, websites enz.). ‘Schoonmaken’ wordt nooit natuurlijk, het is aangeleerd!
Om met Jan Willem van den Brandhof te spreken:

Eerst vormen wij onze gewoontes en vervolgens vormen zij ons.
(Uit Jan Willem van den Brandhof ‘Gebruik je hersens’)

Er is niet veel tijd nodig om je werkplek en werkplek-organisatie bij te houden. Herstellen na een tijd van verwaarlozing kost veel tijd. Daarom kun je een 5-minuten routine instellen waarbij de dagelijkse taken worden uitgevoerd. Dit wordt vastgelegd in een schema.
Ook schoonmaken en onderhouden zijn verspillingen, nodig maar zo minimaal mogelijk (Non Business Value Added). Daarom moet gewerkt worden aan verbetering van de ‘vervuilingsbronnen’, werkmethoden en hulpmiddelen.

S4 SEIKETSU

Standaardiseer en visualiseer. Standaardiseren betekent dat iedereen op een bepaalde manier werkt. De uiterlijke vorm kan een visueel schema, checklist of b.v. een stroomdiagram zijn. Wil het werken moet het kort, simpel en zo mogelijk visueel en met kleur zijn. Standaardiseren leidt tot vaste routines en gewoontes. Zonder deze stap is het werk van S5 overbodig. Over standaarden zelf moet je niet nadenken, die moet je nakomen. Nadenken moet je over hoe de standaard kan worden verbeterd.

Standaarden werken vaak niet omdat ze:

  • Te complex zijn (moeilijk taalgebruik);
  • Te lang zijn (te lang zoeken naar het antwoord);
  • Geen antwoord geven op de vraag;
  • Verouderd zijn (!!);
  • Omdat ze toch niet worden gehandhaafd of getoetst;
  • Of gewoon overbodig zijn.

Visualiseer betekent zichtbaar maken. Door de afspraken te visualiseren worden ze beter controleerbaar en is het eenvoudiger ze na te komen. Door visualisatie van de voortgang van de processen worden ze stuurbaar en controleerbaar waardoor anderen bij problemen kunnen helpen. Visualisatie wordt vaak al toegepast in de tweede stap van 5S.

Visualisatie betekent= In één oogopslag duidelijk

Tips voor visualisatie:

  • Zichtbaar op afstand
  • Op de juiste plaats
  • Voor iedereen te begrijpen
  • Duidelijkheid gevend

5S SHITSUKE

Stabiliseer de toekomst

Dit is de moeilijkste S. Het gaat nierbij om continue aandacht voor verbetering. De belangrijkste aspecten zijn:

  • Discipline stimuleren en handhaven
  • Opleiden van nieuwelingen en ervaren medewerkers
  • Gewenste niveau vaststellen
  • Plannen en uitvoeren van de herhaling van S1 t/m S4.

Een hele uitgebreide, visuele en toch praktische beschrijving is opgenomen in het verder ook heel bruikbare boekje Lean Manufacturing van MarkOnTarget. Hier te verkrijgen.

Het boek Gemba Kaizen van Massaaki Imai geeft ook veel handvatten voor 5S.