Wat is GTD?

GTD is dé manier om je eigen workflow systematisch te organiseren en gaat over uitkomsten en acties. Het is Lean voor het eigen werkproces en toepasbaar voor alle soorten beroepen én is ‘gereedschap-onafhankelijk’. Je hebt er geen speciale agenda’s of software/materialen voor nodig. GTD is een acroniem (de afkorting van Getting Things Done) en het begrip voor het concept voor persoonlijke effectiviteit van een Amerikaanse denker/doener David Allen.

GTD essentie: Get Organised  Get focused

In deze tijd, waarin je als je niet oppast altijd druk bent en het rendement van je acties steeds verder daalt omdat je niet volledig betrokken en gefocust lijkt te kunnen zijn door de veelheid van zaken, is een goede systematische aanpak van je werkstroom een vereiste. En ik kan het weten vanuit mijn jaren als hoofd P&O en ondernemer!

Ik waag mij hier aan een samenvatting die noodzakelijker wijs niet dieper gaat dan mijn inzicht van dit moment. GTD heeft vele lagen en kanten. Ik kan steeds weer een hoek om gaan en merken dat er een nieuwe vergezicht te voorschijn komt. GTD is een reis zonder direct eind maar iedere stap heeft mij veel opgeleverd.

Dit is een lang artikel (2742 woorden). Als je het te lang vindt om nu te lezen, kun je het in je favorieten zetten of printen om het op een ander moment te kunnen lezen. Zie voor de opties de buttons aan het einde van dit artikel.

Sleutelprincipes

GTD geeft een drietal sleutelprincipes die in de praktijk hun waarde hebben bewezen.

  1. Consequent vangen/verzamelen van alles  wat je aandacht vraagt (zorgt voor rust in je hoofd zodat je in staat bent te reflecteren, tegenwoordigheid van geest hebt en creatief kunt zijn).
  2. De vraag: Wat is de volgende actie? (what’s the next action?)
  3. De vraag: Wat is het gewenste resultaat? (desired outcome?)

Vanuit deze principes zijn een groot aantal methodieken en systematische aanpakken ontwikkeld (en worden ook nog steeds ontwikkeld).

In dit artikel wil ik de 11 bouwstenen van GTD beschrijven zoals die zijn uitgewerkt in de basisboeken. De 11 bestaan uit 5 workflowstappen en 6 focusniveau’s.

De vijf workflowstappen

1. Verzamelen

Verzamelen heeft twee kanten. De eerste is ervoor te zorgen dat alles wat op de een of andere manier je wereld binnenkomt, op te vangen in een plaats met een duidelijke ‘omheining’ (een hek en een vlaggetje erop). Iedereen heeft al dergelijke plekken maar gebruikt ze nog niet op de hierna te beschrijven manier. Ik noem de opvangplaatsen in dit artikel voor het gemak ‘inbox’. We hebben inboxen in de vorm van voicemail, inbox-email, postvakje, brievenbus enz. De tweede verzamelmanier is alle gedachten, ideeën, ‘oh, ja ik moet nog …’,’ ik krijg nog iets van iemand’ en al die zo bekende losse eindjes uit je hoofd te krijgen, op te schrijven en die ook in een inbox te verzamelen. Hoofdregel voor deze manier van verzamelen is dat je altijd iets bij je hebt om op te schrijven (en een pen of een potlood uiteraard).
Hoeveel inboxen  heb je nodig? Niet meer dan strikt noodzakelijk en niet minder dan logisch is. Ik zelf heb de volgende inboxen:

  1. Mail-inbox
  2. Voicemail 06
  3. Sms-inbox 06
  4. Klein blokje en pen in een etuitje
  5. Memo-recorder voor in de auto
  6. Fysieke inbox bij mijn thuiswerkplek
  7. Inbox van OmniFocus (digitale opvangplek voor ideeën)

Hoofddoel van deze stap is een opgeruimd hoofd. Er gebeurt nog niets anders dan simpelweg verzamelen. De stap leidt tot een beperkt aantal plekken met ‘verse input’ die uw wereld binnen wil.

2. Verhelderen/verwerken/beslissen

Deze stap kent verschillende namen. De verschillende benamingen geven subtiele verschillen van aanpak weer. Verhelderen gaat over het antwoord geven op de vragen: ‘Wat is dit?’; ‘Wat is de potentiële betekenis voor mij?’ Verwerken gaat over de keus of er aan het item dat verwerkt wordt, wel of geen actie vastzit. Verwerken gaat ook over de denkwijze die leidt tot een beeld van de gewenste uitkomst en de eerste concrete fysieke actie die mij op weg helpt richting gewenste uitkomst. Beslissen gaat over de moed om te besluiten of iets een plek verdient in mijn wereld of niet. Ik neem een besluit of ik mij committeer, verbind aan een nieuw ‘project(je)’ of actie en besluit vervolgens ook met een praktische insteek wat de meest concrete eerste fysieke actie is. Ik kan die actie op het spoor komen door mijzelf de volgende vraag te blijven stellen: “Wat moet ik daarvoor doen?” (Deze vraag heeft overigens dezelfde werking als de 5 x Why uit Leanthinking).

Hoofddoel van deze stap is je eigen ‘operational management’ verzorgen. Om deze stap goed in te oefenen maakt GTD gebruik van een door David Allen ontwikkeld stroomdiagram.

3. Organiseren

De derde stap heeft noodzakelijkerwijs als basis een betrouwbaar systeem (buiten je hoofd) waar alle resultaten uit stap 2 een plek kunnen krijgen. Dat systeem bestaat uit een vijftal overzichten. Minder kan niet. Meer alleen als het onderhoud ervan meer oplevert dan het kost aan tijd en energie.

  1. Agenda: gereserveerd voor de dingen waarvan je besloten hebt dat ze op die dag gaan gebeuren of die je wilt weten op die dag. In GTD termen spreken we hier over het ‘harde landschap’.
  2. Lijst met eerstvolgende acties: een groslijst van zaken die je besloten hebt te doen en die geen vaste plek op datum en tijd hebben gekregen. Slim is om deze lijst te organiseren naar wat je ervoor nodig hebt (telefoon, PC, Baas) of naar de plaats waar je de actie kunt uitvoeren (stad, kantoor, thuis, AH). Voordeel van deze labeling/tagging is dat je niet hoeft te zien wat je toch niet kunt doen.
  3. Lijst met acties die iemand anders je heeft toegezegd te zullen doen. De zogenaamde “wachten-op” lijst.
  4. Een overzichten van alle projecten en gewenste resultaten. Deze lijst is cruciaal om overzicht te houden over alles wat je onder handen hebt aan committments richting anderen.
  5. Een Ooit/Misschien/Later lijst. Deze lijst geeft je de ruimte om alle creativiteit die je hebt te laten leiden tot allerlei mooie plannen zonder je direct te verbinden met het uitvoeren ervan. Je kunt ook zaken ‘on hold’ zetten op deze lijst. Verder kan deze lijst dienen als plek waar je kado-ideeën kunt parkeren, boeken die je wilt lezen, filmtips die je hebt gekregen enz. enz.

Daarnaast heb je nodig:

  • Een goede inbox voor je papieren en fysiek nieuwe spul die je verzameld hebt zoals beschreven in stap 1.
  • Een opberg/terugvind systeem waarin je al je referentiemateriaal in op kunt bergen.

In de vele uren die ik heb doorgebracht met het bijstaan van drukke leidinggevenden en adviseurs in het ordenen van hun directe werkomgeving blijkt dit simpele ding cruciaal te zijn. Als er geen plaats is om zaken op te bergen dan is georganiseerd zijn niet mogelijk. Dat opbergen blijkt te werken onder de volgende voorwaarden:

  1. Geen bibliotheeklogica hanteren maar bouwen aan een terugvind-archief
  2. In een simpel A t/m Z mappensysteem
  3. In een verticaal systeem (staand of ‘landscape’)
  4. Waarin een nieuw item op te bergen is binnen 1 minuut
  5. En dat ook nog leuk/slim/snel is om te doen
  6. En last but not least… ‘Name it, you own it’

Ieder item waar geen actie aan vast zit en dat je wilt bewaren voor ooit/misschien krijgt een eigen mapje met een eigen naam. En in dat naam geven zit hem de clou. Het is de kunst om de naam te vinden die de kans zo groot mogelijk maakt dat je het mapje terugvind op het moment dat je het nodig hebt. Dat kan niet door  academisch in categoriën te denken maar wel door je even af te vragen welk woord of begrip er bij je boven komt als je aan het item denkt. Dat begrip komt via een labeler op de voorkant/zijkant van het mapje. De kick die dit proces geeft is het bewijs de werkzaamheid van deze manier van archiveren. Het resultaat is in GTD termen een referentie-archief waarin alle zaken een naam hebben gekregen en zijn ingevoegd in een simpel A-Z mapjes systeem. Ik heb het hier uiteraard over iets anders dan een centraal gedeeld archief voor een organisatie of afdeling.

Het doel van de stap organiseren is het onderbrengen van alle acties en info in een betrouwbaar systeem buiten je hoofd.

4. Review/onderhoud

Onderhoud gebeurt gedurende de week als je even de tijd neemt om iets te wijzigen in je agenda of je actielijst bij te werken. Maar… de sleutel tot succesvol implementeren van deze aanpak zit hem in dat wat in GTD terminologie de naam ‘Weekly Review’ heeft gekregen. De weekly review bestaat uit het jezelf gunnen van 1,5 uur om terug te kijken en vooruit te kijken, te reflecteren op je systematiek, je te bezinnen op de vraag om alles de aandacht krijgt die het verdient en om plannen te maken voor de toekomst. Bij de start is het zinnig om uit te gaan van de volgorde die beschreven is in het werk van David Allen. Hieronder een beginnerschecklist:

  1. Verzamel losse papieren en materialen
  2. Verwerk je inboxen naar zero
  3. Leeg je hoofd (alle losse eindjes van projecten, acties, wachten-op, ooit-misschien) en verwerk deze naar zero
  4. Review je actielijsten
  5. Kijk twee weken terug in je agenda en haal alle losse eindjes eruit (vergadering niet doorgegaan, wanneer wel enz.)
  6. Kijk een aantal weken vooruit en haal alle planningszaken en bijzonderheden eruit, kijk naar de ‘compositie’ van de weken en vind er iets van.
  7. Review je wachten-op lijst
  8. Review je projectenlijst
  9. Review verdere checklists die je gebruikt
  10. Review Ooit/Misschien-Lijst
  11. Wees creatief en moedig.

Deze lijst is helemaal te personificeren zodat alles erop staat wat nodig is om jezelf na uitvoeren van de review het gevoel te geven dat je weer overzicht hebt, dat alles in je systeem en workflow betekenis voor je heeft en dat je zin hebt in de toekomst. Een voorbeeld van mijn huidige ‘checklist weekly review’ kun je hier downloaden.

Hoofddoel van deze stap is het bereiken van het beleven dat je kunt hebben wanneer je goed voorbereid op vakantie gaat: maar dan iedere week. De weekly review zit in je cruise-control als je je niet zonder kunt en je je voelt alsof je bij wijze van spreken te lang niet onder de douche bent geweest. Geen weekly review doen betekent in feite dat je 24/7 een slappe versie daarvan aan het doen bent.

5. Doen

Hier gaat het allemaal om. Op een relaxte, elegante manier veel voor elkaar krijgen. Niet persé om gestapeld meer te gaan doen, maar om te dat te doen wat je dichter bij je gewenste resultaten brengt. Door de eerste vier stappen heb je idealiter een opgeruimd hoofd (verzamelen), een gericht aantal projecten en acties (beslissen), een betrouwbaar systeem buiten je hoofd en heb je door de weekly review jezelf een  voorbereide intuïtie (‘informed intuïtion’) gegund.

Om nu op iedere moment te weten wat je beste kan doen kun je 4 filters inzetten die vertegenwoordigd worden door de volgende vier vragen:

  1. Waar ben ik en wat heb ik bij mij? Kortom: wat kán ik sowieso doen.
  2. Hoeveel tijd heb ik?
  3. Hoeveel energie heb ik?
  4. Wat levert mij de meeste waarde op om te gaan doen?

De Dimensies

Er zijn twee dimensies waar GTD zich op richt. De hierboven beschreven stappen van de workflow gaan over controle/invloed en vormen de eerste dimensie en de tweede dimensie bestaat uit overzicht/focus. Het eerste boek van David Allen (Getting Things Done) richt zich met name op de beheerskant. Het tweede boek (Making it all Work) werkt de overzichts- en focus dimensie uit. In een overzicht kan dit als volgt worden weergegeven:

GTD overzicht

Op de horizontale lijn is de samenvatting gegeven van de workflow. Op de verticale kant de verschillende horizonnen waarop overzicht na te streven is.

Hieronder beschrijf ik in vogelvlucht de 6 focus niveau’s

‘Horizons of focus’

Afgelopen jaren ben ik zelf druk geweest met het testen van de bruikbaarheid van de ‘Horizons of Focus’. En het werkt! Hieronder geef ik een korte beschrijving van de verschillende niveau’s waarop overzicht noodzakelijk is en hoe ze samenhangen. David Allen gebruikt een metafoor van vlieghoogtes. Ik neem die over omdat het in de praktijk ook een eigen taal geeft die snel en duidelijk is voor diegenen die er mee werken. Ik heb naast de generieke omschrijving een voorbeeld bijgevoegd van mijzelf ter illustratie.

50.000 meter

Dit is het overzicht van identiteit, bestaansrecht, missie, kernwaarden. Hamvragen: ‘waarom?’ en ‘hoe?’ (in de zin van: ‘Op welke manier?’). Waarom zijn we wie we zijn, wat vinden we belangrijk, wat zijn onze leidende principes, hoe willen we werken, organiseren en daardoor ook gezien worden.

Mijn drive is bij te dragen aan stressvrij productief werken (minder zwaarte, vermoeidheid en bureaucratie) ten gunste van de leerling/klant/cliënt/patiënt die we allemaal nu of later misschien ook zullen zijn, of ooit zijn geweest.

40.000 meter

Dit is het overzicht van het ‘wat?’, gevonden door het antwoord op de vraag hoe spetterend succes over 5 jaar eruit ziet. Op dit niveau is het de kunst dóór te denken en te vragen totdat het zichtbaar wordt in een fantasiebeeld (want dat is visie: iets zien!).

Over 2 jaar ben ik bekend als expert op het gebied van het ‘bestrijden’ van onnodige bureaucratie. Ik werk vooral in administratieve omgevingen met de mensen die het werk doen. Ik geef op vraag presentaties over persoonlijke en collectieve effectiviteit, Lean, SixSigma en GTD.

30.000 meter

Dit is het overzicht van strategische ‘verander’ projecten en doelstellingen. Hoe krijgen we de visie van 40.000 geland in onze werkelijkheid. We breien iets aan, we bouwen iets af of we vormen iets om. Deze projecten vragen over het algemeen wat langere tijd (van een paar maanden tot een of twee jaar).

In 2010 lanceer ik een nieuwe website met als onderwerp de 7 verspillingen Het is niet alleen een blog maar een zich ontwikkelende monografie van deze 7 vormen van verspilling ingebed in waarde toevoegende artikelen over Lean, SixSigma en GTD.

20.000 meter

Hier bouwen we aan een overzicht van alle aspecten die in balans moeten worden gehouden. Alles wat hoort bij ‘going concern’ moet worden onderhouden, verzorgd en regelmatig gecheckt (area’s of focus). Hier gaat het om het instandhouden van eerder aangegane verplichtingen en verantwoordelijkheden.

Ik krijg er een verantwoordelijksgebied bij (nieuwe website) die moet worden ingepast in de rest van de items die bij mijn 20.000 horen.

10.000 meter

Projectenlijst. Wat hebben we nog te doen, wat moeten we nog afronden/afmaken. Hier bouwen we aan een overzicht van alle zaken die multi-stap zijn (er zijn meerdere stappen nodig van nu naar afvinken).

Webdomeinen zijn geclaimd. Inrichting van de site is ontworpen. Webbouwer uitgekozen. Google alerts uitgezet op relevante begrippen om de ontwikkelingen op het web bij te houden. Enz.

Asfalt

Hier vinden we onze actielijsten georganiseerd naar context (bellen, mailen, schrijven, stad, thuis, kantoor).

Samenhang

Onze dagelijkse acties worden bepaald door de projecten die we formuleren als de gewenste uitkomsten  van zaken waaraan wij ons gecommitteerd hebben (projecten: 10.000 meter). De projecten komen voort uit onze committments die samen in balans moeten worden gehouden (verplichtingen, aandachtsgebieden, verantwoordelijkheden: 20:000). De items van het 20.000 gebied vormen een afspiegeling van onze bestaansreden, leidende principes en onze kernwaarden (50.000 meter). Je kunt deze items niet doen, ze zijn ook nooit af te vinken, maar je kunt ze wel gebruiken om de gewenste balans te checken (gebeurt vaak met INK en andere systemen). De veranderprojecten (operationele visie: 30.000 meter) trekken aan de balans van 20.000 meter en komen voort uit het scenariobeeld (zo ziet succes eruit) dat we hebben op 40.000 meter. De missie en kernwaarden vormen de kaders voor de visievorming en getrapt en direct ook voor alle andere strategieniveau’s.

De vijf workflow stappen geven de basis voor alle handelen. De 6 horizonnen zorgen voor de juiste keuzes en focus. Samen vormen zij de 11 bouwstenen van GTD.

Aanbeveling

Als je tot hier bent gekomen in dit artikel dan heeft iets je geraakt. Mijn uitdrukkelijke aanbeveling is dat je het boek Getting Things Done besteld (kan direct hieronder met een acceptgiro/zonder creditcard). Het zal de best bestede € 20 zijn in tijden. Het boek is een schatkist met eindeloze tips en voorbeelden die maken dat je direct aan de slag kunt met het stapsgewijs verbeteren van je eigen workflow leiden tot minder stress en meer resultaat. Bel me of schrijf me als je vrijblijvend meer van mij wilt weten over GTD.

De Bronnen van GTD

Als oerbronnen zijn te beschouwen:
Het boek Getting Things Done (2001) in het nederlands met dezelfde titel;
Het boek Making It All Work (2008) in het nederlands met dezelfde titel;
Het boekje Ready for Anything (2003) in het nederlands met dezelfde titel.

Waar is nog meer info te vinden:

  1. Op deze blog door de categorie GTD door te spitten.
  2. Door te kijken op de blog Lifehacking.nl
  3. Door te kijken op de site van Meereffect (geven ook trainingen)
  4. Door te kijken op de site van David Allen
  5. Door te kijken op GTD-times
  6. En natuurlijk door gewoon GTD in te tikken in Google (ruim 5,5 miljoen hits)

Wil je iets kleins maar relevants uitproberen waar dit soort denken in zit (kruising GTD en Lean) download dan de ‘Handleiding Inbox Zero in 10 stappen’. Je Outlook-Postvak In is voortaan dagelijks minimaal 1 keer leeg met deze kleine methodiek. Te vinden op www.inboxzero.nl