Minder bureaucratie meer kwaliteit

Bureaucratie is een verschijnsel dat hoort bij processen. Processen begeleiden door registratie kan ook best wel zin hebben maar kan, zoals iedereen uit eigen ervaring weet, ook echt uit de hand lopen. Het begrip bureaucratie heeft daarom nu eenmaal een negatieve klank.  Terwijl er vrijwel niemand is die zijn moedwillig intelligentie gebruikt om dingen ingewikkeld te maken, lang te laten duren enz. Misschien zijn die mensen er wel maar ik kom ze echt niet tegen.

Evengoed is bureaucratie vaak een probleem. Er wordt te vaak, te veel vastgelegd en gecontroleerd, er moeten teveel handtekeningen of parafen geplaatst er is te weinig gerichte samenwerking waardoor papier-protocollair handelen de plaats in neemt van afstemming.

Met name in de organisatielevensfase “tredmolen” dreigen structuren en processen de baas te worden en raakt flexibiliteit, innovatie en creativiteit verbonden met klantwaarde op de achtergrond te raken.

Een collega van mij, Marjan Hoogendijk, heeft zich gespecialiseerd in het aanpakken van overbodige complexiteit verbonden met bureaucratie. Zij heeft een ebook-je geschreven met 25 tips voor iedereen die iets wil doen aan deze bureaucratie. Dat boekje kun je gratis downloaden op haar website wanneer je je inschrijft voor haar nieuwsbrief. Marjan’s motto is ‘minder bureacratie meer kwaliteit’.

De 25 tips zijn geen lean/GTD tips maar wel aardige vensters naar mogelijkheden om gewoon ergens te beginnen. Van harte aanbevolen derhalve.

In België doen ze ook hun best: de Kafka-index geeft aan hoeveel procent van de vooropgestelde doelstellingen voor administratieve vereenvoudiging bij de Belgische federale overheidsdiensten bereikt werden. Niet slecht met 65 %!