Vergadering als verspilling (klokken in stadhuis)

Het fenomeen vergadering is complex wanneer het over de 7 verspillingen gaat. Als de inhoud een adequate afstemming van eigenaren van processen is, en op het juiste moment plaatsvindt (geen proces is er door opgehouden) dan is vergaderen ‘flow’ voor allen. Maar … heel vaak sluipen er allerlei soorten verspillingen in de vergaderroutines. Wachten (want mensen komen te laat, besluiten zijn niet genomen waardoor klanten, medewerkers en processen/projecten worden opgehouden), herstellen (want er wordt vooral gerepareerd wat is misgegaan), overproductie (te veel prints, te veel mensen aanwezig, te veel woorden gebruikt), procesfouten (geen eigenaarschap, mensen die elkaar napraten, geen besluiten nemen, geen data als basis enz.). In mijn ervaring heeft verspilling in het vergaderen het meest zijn basis in te veel proces of te weinig proces want er is een:

– onduidelijk doel van de bijeenkomst leidend tot
– onduidelijke inrichting van de bijeenkomst leidend tot
– onduidelijke besluitvorming.

Ik kreeg een tip over dit onderwerp van collega leanthinker Rob van Stekelenborg. Burgemeester Bloomsberg van London heeft een manier gevonden om hier wat bewustzijn in te brengen (zie deze link). Hij installeert op alle plekken waar bijeenkomsten zijn digitale timers zodat alle deelnemers kunnen zien hoelang de bijeenkomst tot dan toe heeft geduurd. Het blijkt (in ieder geval voorlopig) te werken.

Nog extremer doet Brad Johnson het. Hij heeft een combi gemaakt van tijd en kosten in een apparaatje dat TIM heet (Time is Money). Je geeft het aantal deelnemers aan de bijeenkomst op en een gemiddeld uurloon en de starttijd van de bijeenkomst en je kunt per seconde zien wat de bijeenkomst aan loonkosten betekent. Beetje rigoureus maar kan ook wel een wake-up-call zijn (voor een tijdje).