Review (dagelijks, wekelijks, jaarlijks)

Esscher Spiegel

De vierde fase van GTD (zie voor een overzicht dit artikel) kan verschillende namen hebben. Soms is het onderhoud, soms is het reflectie soms is het review. Mijn term is review omdat ik dat het begrip het meest compleet en dekkend vind voor deze fase. Helaas is review de meest ondergewaardeerde fase in zowel GTD als in Lean als in Six Sigma. In Lean gaat het om de ‘check’ fase van de PDCA cyclus ( ‘Hansei’). In Six Sigma gaat het om ‘control’-borg fase van de DMAIC-cyclus. Daarom hieronder nog hopelijk krachtig pleidooi voor review als basis voor ontwikkeling.

Dit is een lang artikel (ruim 1100 woorden). Als je het te lang vindt om nu te lezen, kun je het in je favorieten zetten of printen om het op een ander moment te kunnen lezen. Zie voor de opties de buttons aan het einde van dit artikel.

De eerdere GTD fasen zijn

GTD 1. Verzamelen

GTD 2. Beslissen

GTD 3. Organiseren

Reden voor review

Het ultieme doel van een goede workflow is het realiseren van een betrouwbaar systeem buiten je hoofd waarin alles wat voor jou van belang is een plek heeft en dat beschikbaar is (of zichzelf middels een piepje meldt) op de tijden dat je dat wenst. Omdat dit systeem buiten je hoofd georganiseerd is, is het noodzakelijk bewuste routines in te slijpen die ervoor zorgen dat je buiten-systeem klopt met je binnen-systeem. Deze afstemming tussen buiten en binnen is de essentie van de vierde fase van GTD.

Review kent een aspect dat te maken heeft met het verleden en daarbij zou goed het begrip reflectie passen. Je kijkt als het ware terug in de tijd, vergelijkt het met je verwachtingen en velt een oordeel. Dit ging goed, dat kan beter.

Review kent ook een aspect dat te maken heeft met de toekomst en daar hoort creativiteit bij. Wat heb ik staan aan planning, aan doelen, wat heb ik allemaal toegezegd te zullen doen en hoe realistisch is dat allemaal in het licht van het moment van review?

In het midden van deze twee richtingen verleden en toekomst, bevindt zich dat kleine maar nooit eindigende nu dat vooral gebaat is bij iets wat ik ‘tegenwoordigheid van geest’ zou willen noemen. Het wordt ook ‘intuïtie’ genoemd. David Allen noemt het ‘informed intuïtion’.

Dagelijkse review

De dagelijkse review bestaat in ieder geval uit het zo vaak als nodig bekijken van de agenda en de lijst met eerstvolgende acties. Review kan ook bestaan uit het in een verloren moment opschonen van een directory, map, ordner enz. De dagelijkse review is niet te verwarren met beslissen en doen. Review is even stilstaan en vooruit of achteruit kijken. Beslissen en doen bevinden zich in het nu en zijn het mogelijke resultaat van review of andere input.

Wekelijkse review (Weekly Review)

Het meest beroemd en berucht is de zogenaamde ‘Weekly Review’. De gewoonte om wekelijks je acties en uitkomsten, je projecten en doelen te bekijken, je lijsten te onderhouden en achteruit en vooruit in de tijd te kijken, geldt als de gulden standaard van GTD. En dat is het ook. Wanneer het je lukt om regelmatig deze exercitie te doen dan houd je zicht, overzicht en inzicht in je hele externe systeem dat daarmee betrouwbaar blijft voor je eigen brein. Tegelijk voedt het je intuïtie. Een goed bij je passende wekelijkse review verzorgt de drie dimensies van de hedendaagse mens te weten de wetenschapper/onderzoeker, de professional en de kunstenaar.

Wekelijkse review levert mij drie grote winsten:

  1. Innerlijke ruimte voor reflectie. Ik kan terugblikken op de dag/week die was en kan daardoor oogsten, ontwikkelen en leren.
  2. Tegenwoordigheid van geest (intuïtie). Ik ben aangesloten aan de werkelijkheid en de context van het moment. Ik word niet gestoord door belangen, emoties en impulsen uit het verleden op de toekomst. Daardoor kan ik precies het juiste doen in het moment.
  3. Creativiteit. Door de rust die ik heb gaat er van alles borrelen. Ik krijg plannen ideeën. Ik laat mij inspireren. Ik wil nieuwe dingen doen, nieuwe paden op, nieuwe mensen en zaken ontmoeten.

Met deze drie winsten bevind ik mij in de drie grote richtingen van het bestaan.
Het reflecteren sluit aan bij de onderzoekende houding van de wetenschapper. Ik verzamel feiten en trek conclusies.
De tegenwoordigheid van geest steunt op de onbewuste bekwaamheid van de professional handelend vanuit ervaring en kennis.
De creativiteit hoort bij de kunstenaar die in gesprek met de toekomst impulsen naar het nu haalt en iets gaat doen.

De afbeelding hieronder geeft een eerste blik op een standaard checklist die gebruikt zou kunnen worden bij het ervaring opdoen met deze manier van review. Het blijkt dat iedereen in de loop der weken en maanden een eigen versie ontwikkeld die net weer een beetje anders en passender is. Niet alles wat er nu op staat hoeft relevant te zijn en niet alles wat relevant is staat er nu al op. Evengoed is het wel een doordacht begin.

Maand-, kwartaal- en jaarreview

De maandreview kan bestaan uit het bekijken van de eigen versies van de Horizons of focus op 20.000 en 30.000 voet.  Een kwartaalreview kan bestaan uit het bekijken van de overzichten van 40.000 en 50.000 voet (deze Horizons of focus zijn uitvoerig beschreven in dit artikel).

Dit jaar heb ik geëxperimenteerd met een nieuwe vorm van jaarreview. Mijn inspiratie heb ik gehaald uit een, in de vorm van een podcast gepubliceerd, interview van Kelly Forrester met David Allen (GTDConnect). Ik parafraseer hier de inhoud van dit gesprek in 5 tips in de mix met mijn ervaringen.

Tip 1. Afsluiten en afronden

Wat is er dit jaar afgerond?
Wat heb ik dit jaar bereikt?
Wat kan of wil ik afsluiten?

Tip 2. Opruimen

Kies iets uit om op te ruimen en beleef de creativiteit die direct het gevolg is van het opgeruimde gevoel. Werkt ook in overdrachtelijke zin.

Tip  3. Preview light (geen formele planning maar geleide nieuwsgierigheid of ambitie)

Wat zou volgend jaar kunnen brengen?
Hoe zou een succesvol jaar eruit kunnen zien?
Welke nieuwe dingen staan er op de rol en hoe ziet succes eruit?
Welke plannen/doelen komen er op?

Tip 4. Meer & minder

Wat wil ik meer doen volgend jaar?
Wat wil ik minder doen volgend jaar?
Waar wil ik meer van volgend jaar?
Waar wil ik minder van volgend jaar?

Tip 5. Reken niet op discipline en wilskracht

Nieuwe voornemens (gewoontes veranderen) zijn mooi maar als de drivers discipline en wilskracht moeten zijn dan is mislukking al snel aan de orde.

Waarbij uiteraard tip 6 zou moeten zijn: De weekly review implementeren als nieuwe gewoonte als je die gewoonte nog niet meester bent.

De Bronnen van GTD

Als oerbronnen zijn te beschouwen:
Het boek Getting Things Done (2001) in het nederlands met dezelfde titel;
Het boek Making It All Work (2008) in het nederlands met dezelfde titel;
Het boekje Ready for Anything (2003) in het nederlands met dezelfde titel.