Kaizen (methodisch voortdurend verbeteren)

Schermafbeelding 2010-11-14 om 20.23.51

In dit artikel beschrijf ik een manier om planmatig om te gaan met voortdurend verbeteren in processen. In het kort gaat om de volgende stappen: scope > beschrijven van de realiteit > opsporen van verspilling > opheffen van verspilling > gewenste toekomst beschrijven > testen en meten > grondig evalueren > bijstellen. En daarna weer starten bij scope.

Scope

Bij deze werkwijze gaan we uit van een proces. Een proces is een herhaalbare georganiseerde voortgang in de tijd leidend tot een gewenst resultaat. Bepaal het (gedeelte van) het proces waar je aan wilt werken. Zorg ervoor dat je een helder begin en eindpunt hebt. Gebruik bij de keus in eerste instantie een concreet probleem of je intuïtie. Waar vermoed je dat snel resultaat mogelijk is?

Beschrijven van de realiteit

Door bijvoorbeeld gebruik te maken van value stream mapping (waardestroom analyse) of staple to file en door allerlei aspecten van het proces te meten (doorloop, bewerkingstijd, wachttijd enz.) krijg je realistisch beeld van de kwaliteit van het huidige proces. Is het proces vet geworden (allerlei kleine ingewikkelde tussenstukjes, tussentijdse controles, parafen enz.)? Is het proces stijf geworden (is er eigenlijk op basis van de vraag van de klant veel meer flex nodig en wordt alles in een paar vaste werkwijzen geperst)?

Opsporen van de verspillingen

Zoek de 7 verspillingen zoals die op deze website uitgebreid beschreven staan en bepaal welke de hoofd-boosdoener is. Wachttijden kun je eenvoudig vinden door de bewerkingstijd van de doorlooptijd af te trekken. Voorraad en opslag ligt voor de bottleneck in het proces. Overproductie zie je aan de eindvoorraden. Transport zie je op de value stream. Overbodige beweging zie je door staple to file enz. enz.

Opheffen van de verspillingen

Maak een plan voor de het opheffen van de verspillingen en voer de in het plan opgenomen acties uit.

Beschrijven van de gewenste toekomst

Teken in een value stream (of op een andere manier) de gewenste toekomst. Geef daarbij ook een zo gedetailleerd en beredeneerd mogelijke voorstelling van de resultaten in streefcijfers en data. Doe dat met de beste mensen die een rol spelen/functie hebben in het proces. Je verwacht met elkaar dat er dit of dat als nieuwe werkelijkheid zal ontstaan.

Meten en testen

Ga werken volgens de nieuwe standaard en meet en test de voortgang in het nieuwe proces. Hou je zelf vooral niet voor de gek en zorg voor gevalideerde meetmethodes.

Grondig evalueren

Op alle punten waar de werkelijkheid afwijkt van de verwachting is er iets te leren van het proces. “We verwachtten dat er ABC zou gebeuren maar er het proces doet XYZ. Wat is de oorzaak?” Het antwoord op deze vraag is cruciaal en maakt dat iedere betrokkene weer meer leert van het proces.

Bijstellen

Het vernieuwde inzicht leidt tot een bijstelling van de standaard van het proces. Het proces voldoet daarmee weer een stukje beter aan ons wensen en die van de klant. Het is zo simpel mogelijk, het is flexibel, blijft in flow en werkt op basis van de reeële klantvraag.

Met deze 9 stappen kun je steeds weer starten en het zal je ook steeds weer nieuw inzicht opleveren ten aanzien van je proces als je tenminste bereid bent de ervaring, kennis en creativiteit te gebruiken van de mensen die het werk doen. Kaizen gaat niet over de grote en vaak kostbare veranderingen maar over de vele kleine veranderingen die uiteindelijk opgeteld veel verschil maken.

Zie voor meer info over Kaizen ook de 10 gulden regels van Kaizen, of Quick & Easy Kaizen