2 minuten regel en lean

Twee minuten regel GTD

Dat Leanthinking en GTD uit dezelfde oerbron komen heb ik hier al vaker betoogd. Vandaag wil ik nog weer eens een voorbeeld uitwerken. In de tweede fase van GTD Beslissen vel je als mens een oordeel over alle verse input in je leven en je bepaalt of het ‘toegelaten wordt’ of niet. ‘Zit er een actie aan vast?’ is daar de cruciale vraag. Als het antwoord ‘ja’ is dan is vervolgens de vraag: ‘Kan ik de actie in twee minuten doen?’ De gouden regel is vervolgens om alles wat binnen 2 minuten kan ook direct te doen. Deze regel is vrijwel altijd goud. Alleen in de zeer enkele gevallen dat je een heleboel 2 minuten acties tegenkomt en het beslissen niet verder komt kun je overwegen deze acties toch te gaan organiseren in je workflow.

Een van de zeven verspillingen heeft te maken met overproductie en een ander met overprocessing. Hoewel de GTD-workflow normaal alles vastlegt in een syteem buiten je eigen hoofd is het toch heel rationeel deze 2 minuten-regel shortcut te nemen. Je voorkomt er namelijk mee dat iets simpels eerst moet worden vastgelegd, mogelijk zelf begrepen moet gaan worden door een ander, die als deze het niet begrijpt eerst weer bij jou terug komt, hetgeen weer leidt tot overleg enz. Daarnaast moet je er ook een context aan toe voegen (waar ga ik dit doen en wat ik nodig) en komt de actie als item weer terug in je review proces. Allemaal voorbeelden van meer doen dan noodzakelijk en daarmee voorbeelden van overproductie waarbij je zelf je eigen klant vertegenwoordigt. In je persoonlijke workflow ben je namelijk manager, operator en klant tegelijk. Door de shortcut van de 2 minuten-regel te nemen maak je het proces korter voor dit enen item. In feite heb je daarmee heel snel je proces omgesteld naar een andere GTD-fase en precies even dat gedaan wat one-piece-one-flow zou vragen. Daarmee is het proces flex meebewogen met de concrete beslissing en daarmee is overprocessing voorkomen.

Met dit kleine voorbeeld is maar weer aangetoond dat GTD heel secuur omgaat met de verspillingen zoals we die kennen van leanthinking.