GTD en Beslissen

Schermafbeelding 2010-12-07 om 20.58.26

In dit artikel wil ik de logica beschrijven van de tweede fase van GTD workflow (de andere fasen zijn verzamelen, organiseren, onderhouden en doen). De fase krijgt van mij het label ‘beslissen’, het zou ook ‘verhelderen’ kunnen zijn. In deze fase komt het aan op het ontwikkelen van een zeer bepaalde workflow in je denken. Deze denkstappen zijn in vijf minuten te begrijpen (door dit artikel te lezen). Het internaliseren van de denkmanier vergt langer. De nieuwe-gewoonten-ontwikkel-guru’s zeggen soms 4 weken en soms 6 weken. Ik denk dat het in dit geval nog wel een beetje langer duurt. Maar niet getreurd. Ik ga een poging wagen mijn huidige inzichten hier te verwoorden in de hoop dat het behulpzaam is voor lezers en hoop dat ze mijn beelden willen verrijken door ze aan te vullen of te verbeteren.

Dit is een lang artikel (1177 woorden). Als je het te lang vindt om nu te lezen, kun je het in je favorieten zetten of printen om het op een ander moment te kunnen lezen. Zie voor de opties de buttons aan het einde van dit artikel.

De opzet van het artikel is dat het door middel van een aantal vragen langs de denkstappen loopt. Aan het eind van het artikel zal ik het beroemde GTD stroomdiagram weergeven dat de verbeelding en de samenvatting vormt van de stap beslissen. Dat wat je allemaal verzamelt hebt in de eerste fase (klik hier voor een artikel over deze fase) wordt in deze fase verwerkt door er (g)een betekenis en toe te kennen voor jouw werkelijkheid. Je bent als het ware je eigen werkvoorbereider (operational manager) met als opdrachten uit te dokteren wat de gewenste uitkomst is en wat vervolgens de eerste mogelijke concrete actie is.

Vraag 1: Wat is dit (en welke betekenis heeft dit voor je)?

Je pakt een item uit je verzamelplek (inbox) en denkt een moment na over wat het feitelijk is waar je naar kijkt.

  • Het is een mail van Karel die een afspraak wil.
  • Het is een bon van een tankbeurt.
  • Het is een tijdschrift over een hobby.
  • Het is een idee dat ik kreeg in de trein en op een klein papiertje heb geschreven.
  • Het is een waardebon voor Google Adwords enz. enz.

Als het eenmaal helder is wat is het is (2 á 3 seconden meestal) dan kun je door naar de volgende vraag.

Vraag 2: Zit er een actie aan vast?

Het antwoord op deze vraag is nogal relevant.

Als het antwoord Nee is.

Als er geen actie aan vast zit dan zijn er drie mogelijkheden.

  1. Het kan weg. Het item kan de prullenmand in.
  2. Er zit nu geen actie aan vast maar ik wil het op een later tijdstip nog een keer zien om dan nog een keer een oordeel te kunnen vormen. Het item gaat op een ‘ooit/misschien’-plek bijvoorbeeld een Tickler-file of een D.E.L.L.E. plek.
  3. Er zit geen actie aan vast maar het heeft waarde en wil het zo bewaren dat ik het als ik weer zoek zonder moeite terug kan vinden. Het item krijgt een plek in ons referentiearchief.

Als het antwoord Ja is.

Als er een actie verbonden is aan de vraag gaan we door naar de volgende vraag.

Vraag 3: Wat is het gewenste resultaat?

Deze vraag vormt het hart van de GTD-denk-flow. Als je niet doordenkt tot dit resultaat dan wordt het niets met je GTD-systematiek. Denken in resultaat maakt dat je je leidende principes en kernwaarden inzet om te komen tot een voorstelling (visie) van de verandering die nodig is om het door jouw gewenste resultaat in de wereld te realiseren.

Is het een resultaat waar meerdere stappen voor nodig zijn?

Dan heb je in GTD-termen een project te pakken. Een korte omschrijving van dit gewenste resultaat leg je vast op een overzicht: projectenlijst (ook te delegeren resultaten/projecten komen hierop terecht). In het begin in het handig om er een voltooid deelwoord in op te nemen: ‘Zus en zo afgerond’, ‘vakantie zomer is gepland’ enz.
Vervolgens is het de kunst om de eerstvolgende concrete actie te benoemen. Die eerstvolgende actie kom je op het spoor door door te vragen.

Voorbeeld: Minister-president

Ik wil minister-president worden. Wat moet ik daarvoor doen? Ik moet een bekende naam krijgen in een bepaalde politieke partij. Wat moet ik daarvoor doen? Zorgen dat ik in de tweede kamer terecht kom. Wat moet ik daarvoor doen? Lid worden van een politieke partij. Wat moet ik daarvoor doen? Een oordeel vormen over welke partij het beste bij mij past. Wat moet ik daarvoor doen? Een vergelijking maken van de verschillende partijen en hun standpunten. Wat moet ik daarvoor doen? De verschillende websites van de partijen uitpluizen op bruikbare informatie en die ordenen. Wat moet ik daarvoor doen? Nadenken over wat mijn eigen leidende principes zijn en die vergelijken met de kernwaarden van de verschillende partijen. Wat moet ik daarvoor doen? Een uurtje plannen in mijn agenda om een spreadsheet te maken met mijn eigen waarden en invulruimte voor kernwaarden van de verschillende partijen (verder doorvragen kan maar heeft geen zin want dan wordt het triviaal).

Is het resultaat in één stap te bereiken?

Als dat kan (of het is te bereiken door een serie van acties die je in één flow achter elkaar uitvoert) dan heb je een eerstvolgende actie te pakken.

Vraag 4: Kan het in 2 minuten?

Als de eerstvolgende actie kan worden afgehandeld in 2 minuten dan moet je deze direct uitvoeren. Niet uitvoeren zou betekenen dat de actie een plaats moet krijgen in het systeem en dat kost ook tijd en energie. Vandaar deze gouden regel.

Vraag 5: Moet ík het (zelf) doen?

Op dit punt in de workflow is het van belang even een moment na te denken of jij wel degene bent die de actie het beste kan uitvoeren. Is er niet iemand anders die het beter, sneller kan, of liever doet. Of is het misschien wel het primaire werk van iemand anders.  Als dat het geval is stuur je de actie naar die ander en zorgt voor een manier om bij te houden dat je vanaf dat moment wacht op het resultaat van de actie van de ander. GTD-kent daarvoor een ‘wachten-op-lijst’. In de meeste kantoor omgevingen is dat een mapje met kopiën van de mailtjes waarin de actie is doorgegeven. Als de onderwerpregel goed is gebruikt dan vormt de maillijst al een checklist van alle vragen die uitstaan bij anderen.

Vraag 6: In agenda of op de groslijst?

De acties die nu nog resteren krijgen een plek in de agenda als ze tijd en dag gebonden zijn. Als het niet persé op een vast moment hoeft gaat de actie op de groslijst ‘eerstvolgende acties’. En hiermee is de workflow van de beslissen/verhelderen fase afgerond.

Deze hele workflow is uitgewerkt in een praktisch stroomdiagram en staat een aantal malen in het basisboek ‘Getting Things Done’. Ik zet het hier met alle credits voor David Allen in mijn versie hieronder. Downloaden kan hier Workflow GTD

Voor meer over de precieze inrichting van het systeem zie het artikel over de fase Organiseren.

De Bronnen van GTD

Als oerbronnen zijn te beschouwen:
Het boek Getting Things Done (2001) in het nederlands met dezelfde titel;
Het boek Making It All Work (2008) in het nederlands met dezelfde titel;
Het boekje Ready for Anything (2003) in het nederlands met dezelfde titel.