Value Stream Mapping (waarde stroom analyse)

Leren Zien  Mike Rother en John Shook

Dit artikel geeft een eerste beeld van wat VSM is. Wie meer wil, verwijs ik aan het eind van het artikel verder. Value Stream Mapping (VSM) (of in het Nederlands Waarde Stroom Analyse), is een slimme en relatief simpele methodiek om het proces (of een deel van een proces) visueel te maken en er vervolgens allerlei opmerkingen, waarderingen, oordelen, meetgegevens enz. aan toe te voegen. In de oervorm is VSM dé manier om de huidige procesgang en de daarin verschijnende waarde en verspilling te leren zien en begrijpen. De huidige situatie (Current State) is de basis voor vervolgstappen in verbetering of aanpassing (Future State). Het verschil tussen Current en Future levert een plan op met een tijdspad. In principe is potlood en papier voldoende. Brown paper of whiteboard werkt uiteraard ook.

Voorbeeld VSM administratief

Hierboven een voorbeeld van een eerste VSM voor een P&O- proces zoals ik dat bijvoorbeeld heb verzorgd bij een P&O afdeling. Op een brown paper worden ‘zwembanen’ uitgezet. Iedere zwembaan staat voor een functie in het proces. Er wordt een beginpunt en een eindpunt overeengekomen met het team dat de VSM gaat opmaken (dat is de ‘scope’ van de analyse). Vervolgens bespreken we het proces op een gedetailleerde manier door voor iedere proces-stap een sticker te maken en aan te geven wat de bijzonderheden zijn van de stap. Wanneer het gehele proces op deze manier in kaart is dan leven we ons in de klant, en bepalen welke van de stappen waarde toevoegen (groene sticker), welke geen waarde toevoegen maar wel noodzakelijk zijn (gele sticker) en welke stappen dus blijkbaar geen waarde toevoegen (rode sticker). De VSM kan meterslang zijn in een eerste stadium. In een later stadium kan er een wat overzichtelijke analyse worden getekend (liefst met potlood)

Verschil met ‘Handboek Soldaat’

In veel organisaties is er vanuit een verplichte certificering energie, tijd en intelligentie gestoken om de processen te beschrijven. De uiterlijke verschijningsvorm is dan een overzicht van tekst en tekening met een uitgebreide legenda meestal opgemaakt in Visio. De optelsom is neergelegd in een organisatiehandboek of intranet. De processen zijn daarmee wel een keer doordacht en geordend maar staan daarna vaak jaren stil. Er blijkt dan ook vrijwel altijd een groot verschil te zijn tussen het formeel beschreven proces en de voortgang in de werkelijkheid. VSM gaat niet over stilstaan, niet over het beschreven proces en niet over een wens ten aanzien van het proces maar over voortdurend verbeteren van de werkelijke gang van zaken. De huidige standaard is niets anders dan een opstapje naar een volgende net weer iets betere standaard. Een VSM die meer als 3 maanden stilstaat vergt aandacht. Dat maakt dat het beheren ervan heel simpel moet zijn en uiteraard een taak moet blijven van de uitvoerders en de eerste leidinggevende laag. Zodra bewaking van de processen verhuist naar een aparte afdeling gaat er realiteit, slagkracht en vitaliteit verloren.

VSM en productie

In productieprocessen heeft de VSM een ander uiterlijk en worden er ook hele andere symbolen gebruikt. Daar is het ook zinnig om allerlei data toe te voegen over doorlooptijden, bewerkingstijden, wachttijden, voorraden enz. Zie hieronder een voorbeeld van een proces van een productieproces. Een goed opgestelde VSM geeft gedetailleerde informatie over materialenstroom, informatiestroom en tijden.

V.b. VSM voor productieproces

Hoe kun je dit leren?

Door het een paar keer te doen met iemand die het kan. Daarna is gezond verstand en interesse in verbeteren genoeg. VSM voor service en administratieve organisaties heeft wel een andere verschijningsvorm dan die voor technische en productie-omgevingen. Dus zoek wel een goede leermeester(es). Ik ben meer van de eerste soort.

Bronnen

Wie voorbeelden wil zien klikt hier en vindt meer dan 3 miljoen voorbeelden van allerlei soort en slag.

Het belangrijkste leerboek voor VSM in productie is zonder enige twijfel Leren Zien van Mike Rother en John Shook. Duur (€ 65) maar zeer waardevol. Een boek speciaal voor VSM in administratieve omgevingen ken ik niet.

Vrijblijvend gesprek over mogelijkheden? Bel Ad van der Hulst op 06 224 559 02 of laat uw gegevens achter op de contactpagina.