Staple to file (niet jezelf vast aan het formulier)

Schermafbeelding 2010-11-29 om 20.17.31

Om deze methodiek beleefbaar te maken wil ik hier een voorbeeld beschrijven dat elementen bevat van verschillende concrete situaties die ik ken. Dus op pad!

Het betreft het formulier ‘Indiensttreding’. Wat ik als eerste doe is het aan mijn colbertje vastnieten zodat het formulier en ik even hetzelfde zijn: samen heten we FAD (formulierad). Vervolgens maak ik een wandeling samen met alle medewerkers die op weg iets met mij van doen hebben. Ik start bij een formulierenplank waar alle formulieren hun vaste plek hebben.

De start

FAD. wordt opgehaald door een medewerker van de personeelsadministratie die ons meeneemt naar haar bureau en daar samenvoegt met een aantal andere formulieren in informatiezaken. FAD. komt terecht in een plastic mapje. Vervolgens verhuizen we naar een postvak in (zelfde ruimte) van een personeelsadviseur.

Daar moeten we wachten

De personeelsadviseur werkt drie dagen per week en heeft net gisteren haar laatste werkdag gehad.  De reis gaat over vier dagen verder (1,2,3,4). De personeelsadviseur neemt ons mee (gang door, eind van de gang rechts en dan de derde kamer) en we komen op zijn tafel terecht in verband met een afspraak aan het eind van de middag. Tijdens deze afspraak worden we volgeschreven. De aanstaande medewerker tekent, de personeelsadviseur tekent en samen met nog wat andere formulieren gaan we in het plastic mapje weer retour naar de personeelsadministratie (gang linksaf deur aan het eind). FAD wordt daar in het postbakje in gelegd van de secretaresse. De volgende dag worden we gekopieerd/gekloond (halfweg de ruimte is een klein apart hokje waar alle kopieerspullen staan ivm met arbo-regels). De kloon gaat naar de salarisadministratie en gaat vanaf daar haar eigen weg en eindigt in een naargeestige dikke ordner op maand gesorteerd.

Onze reis gaat nog verder

Met behulp van de gegevens op FAD worden er verschillende documenten gemaakt zoals een aanstellingsbrief, een arbeidsovereenkomst (in tweevoud) en worden er wat mailtjes gestuurd naar bijvoorbeeld de ICT afdeling in verband met emailadres en dat soort zaken. Samen met de aanstellingsbrief en de arbeidsovereenkomsten maken we een reis (oversteken naar een ander gebouw, door de gang linksaf, 1e deur rechts) naar de kamer van de bestuurssecretaresse. Daar gaan we in het postvak. Later deze dag komen we terecht in een prachtige vakkenmap met te tekenen stukken. Deze vakkenmap (met ons erin) verhuist vlak voor het einde van de dag naar het kantoor van een van de leden van de Raad van Bestuur.

We brengen die nacht door in een mooi kantoor

De volgende morgen worden er stukken getekend en de eerste keer dat de bestuurssecretaresse in de kamer komt neemt ze ons weer mee terug. Later die dag worden we opgehaald door de secretaresse van de afdeling personeelszaken. We steken weer over (het regent inmiddels). Op het secretariaat krijgen we twee gaatjes en komen we terecht in een personeelsdossier. De reis is ten einde!

Is dat niet leuk om te doen

En uiteraard is het ook heel verhelderend. We reflecteren met elkaar en het interessante van een dergelijke oefening is dat iedereen heel goed zicht krijgt op het werkelijke proces. We kijken op de werkplek zelf (dat is wat de Japanners de Gemba noemen) naar zaken die echt gebeuren. Als je dat doet dan komen er automatisch beelden van dingen die onhandig zijn, beter kunnen, overbodig zijn enz. En dat is mooi. Want verspilling of onhandigheid opheffen is niet zo moeilijk maar het waarnemen wel.

De methodiek is ook beschreven in een artikel in de Harvard Business Review.