GTD Huis

GTD-huis

Het GTD huis is een metafoor voor bouwsteen 3 van de GTD Workflow: organiseren. De basis van de tekening komt uit een kladje van Kelly Forrister. Kelly is één van de coaches van de David Allen Company en is verantwoordelijk voor de online-community GTD-Connect. In dit artikel wil een poging wagen iets meer achtergrond te verwoorden bij de vijf lijsten die aanbevelenswaardig (wat mij betreft lees: noodzakelijk) zijn. De lijsten hoeven niet de vorm van een platte lijst te hebben en hoeven ook niet hetzelfde uiterlijk te hebben. Ieder van deze lijsten vervult wel een basale functie in de methodiek. Als je een van de lijsten weglaat heb je een kreupel systeem en zul je op een gegeven moment aanlopen tegen het gegeven dat je iets hebt waar je geen organisatie voor hebt. Dat leidt vervolgens tot stapels, mapjes met ‘overig’ en laatjes met troepjes.

Lijst 1: Je agenda

Schermafbeelding 2010-02-05 om 07.56.31Je agenda is een lijst waarin alle zaken een plek krijgen die dagspecifiek zijn. Afspraken op een speciale tijd komen op de lijntjes met uren. Zaken die wel op de dag moeten maar niet gebonden zijn aan een speciale tijd komen onderaan of bovenaan de dag/week. In GTD-termen is dit: ‘Het harde landschap’. Deze zaken hebben deze vaste plek gekregen op basis van uit het leven voortkomende logica (moet vandaag, morgen kan niet) of een eerder besluit. Andere zaken horen hier niet (anders komen de dagspecifieke zaken in de knel)! Het is wonderlijk hoe iedereen op zijn agenda vaart als een betrouwbare manier om zaken uit je hoofd in een systeem te krijgen. Als consequentie van deze ervaring nemen om ook alle andere zaken uit je hoofd in een betrouwbaar systeem te krijgen is in mijn ervaring zeer veel minder vanzelfsprekend.

Lijst 2: Je actielijst (EVA=eerst-volgende-acties)

Schermafbeelding 2010-02-05 om 07.58.21Deze lijst is een overzicht van alle zaken die voor-gedacht zijn en die je bij de hand hebt als er ruimte is in het hierboven beschreven harde landschap. Het zijn ‘de wolken en de vogels en al het andere wat beweegt’ binnen het harde landschap van de eerste lijst: je agenda. Deze zaken vormen het ‘zachte landschap’. Zodra er gelegenheid is kijk je op deze lijst en werk je een aantal zaken af (afhankelijk van waar je bent, wat je bij je hebt, hoeveel energie je hebt en afhankelijk wat je oordeel over dat wat het meeste waardevol is om te doen).

Lijst 3: Je Wachten-op lijst

Schermafbeelding 2010-02-05 om 08.04.16Deze lijst is een overzicht van alle acties die bij anderen liggen maar voorwaardelijk zijn voor het realiseren van jouw doelen. Het is dus een actielijst voor anderen die zich gecommitteerd hebben bij te dragen aan jouw werkelijkheid. Wie veel met mail werkt en Outlook als basis heeft kan een ‘regel’ aan maken die ervoor zorgt dat kopieën van mails die je stuurt waar een vraag in staat in een mapje ‘wachten-op’ terecht komen. Dat helpt om bij de weekly review even te kijken of er nog nader rappel nodig is. Gebruik in die ‘regel’ je eigen initialen om loops met/van anderen te voorkomen.

Tot zover is het toch allemaal niet zo ingewikkeld. Mijn agenda heb ik uiteraard altijd bij de hand, een eerst-volgende-actie-lijst ook. En bijhouden wat ik aan vragen uit heb staan is toch ook wel erg handig.

Lijst 4: projecten.

De projectenlijst is het overzicht van de focus op 10.000 meter (zie voor meer info dit artikel). Het is een lijst met alle uitkomsten/resultaten/projecten waar jij je aan hebt gecommitteerd. Een project is in GTD termen een multistap uitkomst. Een gewenst resultaat dat niet in een keer te bereiken is. De lijst dient als hoeksteen voor de ‘weekly review’. Ieder actief project wordt daar gereviewd en voorzien van een eerstvolgende actie. Lukt dat niet zomaar dan zijn er twee strategieën. De eerste is doorvragen met de vraag: ‘Wat moet ik daarvoor doen?’ (5x). De tweede is opstijgen naar 30.000 en 40.000 meter focus om eerst de vraag te beantwoorden wat de betekenis van het betreffende project is in het licht van een hoger focusniveau. Een handige verschijningsvorm is een lijst in Excel zodat je kunt selecteren op een kolom (data, onderwerpen, codes enz.). Papier werkt ook.

Lijst 5: de bonuslijst ooit/misschien/later

Deze lijst is de lijst waar alles een plek krijgt dat nu niet aan de orde is maar wel interessant genoeg is om te bewaren.

Als voorbeeld hieronder mijn lijst met onderverdeling. In ‘Review wekelijks’ staan de zaken die ik wekelijks wil beoordelen. In ‘Review kwartaal’ staan allerlei ideeën in die ik niet vaak hoef te zien maar wel af en toe. In ‘Boeken lezen’, en ‘Films kijken’ zet ik tips en aanbevelingen van anderen en soms ook titels die ik uit recensies haal. Boeken kun je ook goed bijhouden in de ‘wenslijst’ van Amazon, Bol.com en dergelijke. ‘Verjaardagsideeën’ is de plek waar ik gedurende het jaar als oprispingen een plek geef zodat ik weet wat ik wil geven (en ook eventueel als wens heb). In Blog staat een lange lijst van alle ideeën die ik heb voor mijn twee blogs.

Met deze vijf lijsten heb je het complete GTD huis ingericht voor zover het over de beroemde en beruchte lijsten gaat. Hieronder nog een keer in iets groter formaat.