GTD en verzamelen

Radar

Verzamelen/Capture is de eerste van de vijf fasen van de workflow van GTD (de andere zijn beslissen/organiseren/onderhoud/doen). Een van de basisnoties van Gettings Things Done is dat je onderscheid maakt tussen het verzamelen (of vangen) van losse eindjes, informatie, ideeën enz. en het verwerken ervan.  Hoe meer je in de gaten hebt wat eigenlijk je aandacht vraagt op een soort bijna onbewust niveau, hoe meer de behoefte ontstaat om daar een plek voor te hebben buiten je hoofd/bewustzijn.

Van buiten naar binnen

Verzamelen heeft twee richtingen. De eerste is van buiten naar binnen. Op allerlei plaatsen verzamelen zich nieuwe zaken; inbox mail, postvak, voicemail, Rsss feed enz. Uiteraard gaat dat allemaal geheel vanzelf. De mail verschijnt vanzelf, Kpn (en tegenwoordig Sandt en anderen) brengt netjes de post langs.  Klanten, vrienden en familie spreken de voicemail in. GoogleReader en dergelijke zorgen ervoor dat je bij blijft met RSS-feeds. De kunst bij dit verzamelen is dat je precies genoeg inboxen hebt. Niet te veel en niet te weinig.

Van binnen naar buiten

De tweede richting is van binnen naar buiten. Die beweging is minder duidelijk en we zijn niet zo maar gewend om daar de ideeën en losse eindjes te vangen (capture) als ze je bewustzijn binnen vliegen. Wie heeft niet eens een briljant idee gehad voor een kadootje voor je lief en gedacht dat het zo simpel en geniaal was dat je het nooit meer kan vergeten. Vervolgens ben je het idee na een volgende vergadering of kwijt en komt het nooit meer terug! Zo gaat het helaas ook vaak met briljante bedrijfsideeën, oplossingsrichtingen voor problemen enz. Een heldere metafoor voor deze beweging is de innerlijke radar. Wat op mijn innerlijke radar verschijnt vraagt op de een of andere manier om mijn aandacht en blijft dat ook doen totdat ik er bewust aandacht aan besteed.

Vastleggen van alle losse eindjes

Als je dit herkent en als hypothese neemt dan zorg je ervoor dat je altijd iets bij je hebt waar je iets op kunt schrijven, in kunt spreken of anderszins iets op/in vast kunt leggen. Dat kan een simpel A6 blokje zijn of een notetake-applicatie op je telefoon. Alles werkt zolang als het prettig is om te gebruiken en zonder problemen binnen een seconde of 3 paraat is.

Hardware-voorbeelden

Het oerbeeld van verzamelen  is het doodgewone postbakje (stuffbakje). Zet dit op je bureau, liefst naast je (niet voor je), gooi alle hardcopy stuff er in, alle losse papiertjes met kadotips, kranteknipsels, bonnetjes enz. er iedere dag gelijk in. En … laat je omgeving er ook aan wennen dat ze alles daar in doen en niet op een ander plat vlak neerleggen. Deze gewoonte ontwikkelen is echt goud waard.

Zelf ben ik erg gelukkig met de Notetaker Wallet die ik cadeau heb gekregen van Taco Oosterkamp. Ik heb deze altijd bij me en zelfs mijn omgeving weet dat ik altijd een plek heb waar iets even kan worden vastgelegd. Links zijn een aantal vakjes voor bankpassen of visitekaartjes, rechts een klein bloknootje en in het midden een mooie uitschuifpen. Echt goed ontworpen en hardstikke praktisch in het gebruik. Te koop in de David Allen Store alhier.

Olympus WS-331MVoor in de auto en voor andere plekken waar schrijven wat lastiger is (tijdens het wandelen bijvoorbeeld) gebruik ik een ander stukje gereedschap. Het is een memo-recorder die ik zonder te kijken in 2 klikken in de opneem/inspreekstand heb. Merk Olympus type WS-331M. Het is een klein dingetje dat in iedere borstzak past. Je kunt het ook gebruiken om langere audiobestanden mee te maken door in te spreken of anderen op te nemen. Door de onderkant er af te klikken kun je zo via de Usb bestanden overzetten naar je computer. Kost iets maar dan heb je ook echt een stuk gereedschap waar je jaren plezier van kunt hebben.

Voor wie zijn beste ideeën krijgt als hij/zij onder de douche staat is er ook een oplossing in de vorm van aqua-notes.

Overgang naar beslissen

De kracht van verzamelen komt het best tot zijn recht als er een duidelijke grens blijft met de volgende fase van GTD te weten ‘beslissen’. Alles wat tot je komt (van buiten af of van binnen uit) gaat direct in 1 van je inboxen. Rijp en groen door elkaar. Vervolgens is er een ander moment waarop alles wordt beoordeeld (wat is het?, wat is de betekenis, zit er een actie aan vast? enz.).

Aanbeveling

Als je tot hier bent gekomen in dit artikel dan heeft iets je geraakt. Mijn uitdrukkelijke aanbeveling is dat je het boek Getting Things Done besteld (kan direct hieronder met een acceptgiro/zonder creditcard). Het zal de best bestede € 20 zijn in tijden. Het boek is een schatkist met eindeloze tips en voorbeelden die maken dat je direct aan de slag kunt met het stapsgewijs verbeteren van je eigen workflow leiden tot minder stress en meer resultaat. Bel me of schrijf me als je vrijblijvend meer van mij wilt weten over GTD.

De Bronnen van GTD

Als oerbronnen zijn te beschouwen:
Het boek Getting Things Done (2001) in het nederlands met dezelfde titel;
Het boek Making It All Work (2008) in het nederlands met dezelfde titel;
Het boekje Ready for Anything (2003) in het nederlands met dezelfde titel.