2 kilometer lopen voor ieder dossier

Pas was ik op een afdeling waar kundige, gemotiveerde medewerkers met mij een eigen proces in kaart brachten en verbijsterd waren over de onnodige complexiteit van het proces. Theoretisch wordt voor iedere keer dat er een item (in dit geval een schadedossier) door het proces gaat, 2 kilometer gelopen (dagverwerking). Dit vele lopen wordt veroorzaakt door verschillende zaken.

  1. De hoofdprinter staat 100 meter verderop in een keukentje (vanuit Arbo-overwegingen);
  2. Iedere tussenstap wordt vastgelegd in een data-systeem en een print ervan wordt toegevoegd aan het dossier;
  3. Alle prints uit het data-systeem kunnen alleen worden geprint op de netwerk-printer in de keuken;
  4. De basis organisatie van de ‘kantoortuin’ maakt dat de postvakken per functie in de meest verre hoek staan;
  5. Het dossier doorloopt verschillende eigen afdelingen/functies die allemaal geloop veroorzaken.

Enig leanthinking en creativiteit brengt dit lopen (overbodige beweging) terug tot een fractie van de oorspronkelijke 2 kilometer. Met als bijkomende voordeel reductie van bewerkingstijd en dus capaciteit; een sneller proces; minder transport; minder wachtrijen enz.