Opslag en voorraad in het kantoor

Inbox mail: de meest voorkomende vorm van opslaan en voorraad van deze tijd. Ik vraag vaak naar het aantal mailtjes dat mijn gesprekspartner in zijn inbox heeft zitten. Het aantal varieert van 10 tot 7000. In het kader van lean is een mooi streven Inbox Zero. Niets laten staan, parkeren, ongelezen markeren enz. Er is veel webspace gewijd aan dit principe maar de oergrond vind je hier: inbox zero! inclusief een mooie video van een presentatie voor de medewerkers van Google van Merlin Mann. Inbox Zero wil zeggen dat iedere keer als je een mailtje verwerkt het ook acuut verdwijnt uit de inbox. Als het even kan zou alle mails van de dag consequent dienen te verwerken zodat de bodem geraakt wordt. Verwerken betekent niet dat alle acties uit de mails ook direct compleet afgevinkt hoeven te worden. Mails kunnen worden omgezet in acties en op de eerst-volgende-actie-lijst een plek krijgen. Je kunt ook een mapje aanmaken ‘actie-info’ of ‘actie-support’. Zaken waar een ander wat moet doen kunnen in een map ‘wachten op’ en zaken die moeten sudderen gaan in een map ‘incubatie’ of ‘misschien/ooit’. Als je eenmaal gewend bent aan het genot van een lege inbox (of alleen ‘verse mail’ ziet) wil je nooit meer anders.

De formulierenplank: (kast/wand): ieder kantoor heeft het wel. Een rij bakjes (met als het meezit een klein labeltje op de voorkant waarop staat wat er in zit) waar een aantal voorgeprinte (soms bleek doorgekopieerde) formulieren liggen. 40/50 formulieren is niet uitzonderlijk. Als je een keer een poosje voor de kast gaat staan en je voorstelt welke logica daar tot vorm is gekomen dan kom je waarschijnlijk tot dit interessante beeld. Die kast staat daar nog vanuit de tijd dat er geen printers/computers waren en het handig was om een voorraadje gekopieerde formulieren te hebben. In deze tijden zou ik er toch voor gaan dat alle formulieren (en wel zo min mogelijk en zo simpel mogelijk) in Pdf (laatste versie) logisch geordend in een gedeelde map beschikbaar zijn. Voordelen te over: altijd de juiste versie; geen overproductie; geen geheen en weer; geen opslag en voorraad.

De stapel ‘nog te archiveren’: ook dit fenomeen is vrijwel overal terug te vinden. Ergens ligt een horizontale stapel papier dat een plek moet krijgen in ordners of dossiers. Opbergen is corvee en krijgt derhalve niet altijd prioriteit. In de gunstigste gevallen ruimt de stagiaire of de junior de zaak wekelijks op maar veel vaker wordt het een stapel waaruit spullen worden gevist als ze niet op de plek zitten waar ze horen met als gevolg dat het snel een rommeltje wordt, de ordners en dossiers niet bij zijn -en dus niet betrouwbaar- zijn met alle gevolgen van dien waaronder overbodige beweging/zoeken (een van de andere verspillingen). Remedie: liefst digitaal archiveren. Als dat (nog) niet kan een archiefsysteem en plaatsplek organiseren waarin ieder papier binnen een minuut (dat is tijd die een gemiddeld mens nog net acceptabel vindt) te archiveren is en dan ook de routine/discipline ontwikkelen om iedereen alles direct op te laten ruimen als het afgewerkt is. Het grote voordeel is dat de ordners en dossiers betrouwbaar worden en de zoektijd vermindert.

Wie deze vorm van verspilling eenmaal heeft ontdekt zal hem veel vaker en in veel gedaantes gaan zien. Oplossen is niet moeilijk maar waarnemen des te meer (Tips: printpapier, paperclips, cup-a-soup, introductiemappen voor nieuwe medewerkers enz. enz).